Коли бізнес зростає, керівнику стає складніше особисто контролювати всі рішення та робочі процеси. Часті перевірки не завжди покращують результати й можуть сповільнювати роботу команди. Натомість чіткий розподіл відповідальності, зрозумілі правила та вимірювані результати допомагають команді працювати самостійніше, а керівникам — зосередитися на розвитку бізнесу.
Ми адаптували матеріал Entrepreneur, у якому Крістіна Рам, одна із засновниць The ROOT Brands та керівниця DRC Ventures, ділиться власним досвідом управління й масштабування компаній. Вона пояснює, як побудувати систему підзвітності без мікроменеджменту, чітко розподілити ролі та повноваження і визначити прозорі показники для оцінювання результатів.
Побудуйте систему підзвітності, яка не залежить від керівника
Багато керівників помилково вважають, що чим більше вони втручаються в роботу команди, тим краще контролюють результат. Насправді мікроменеджмент рідко покращує результати й зазвичай лише сповільнює роботу.
На початку Рам брала участь майже в кожному рішенні. Поки бізнес був невеликим, такий підхід працював. Однак зі зростанням компанії він став неефективним: якщо кожне рішення потребує схвалення однієї людини, керівник сам стає причиною затримок.
Щоб розв’язати цю проблему, у компанії запровадили робочі процедури, визначили повноваження для різних ролей та очікувані результати для кожного напряму роботи. Постійні запити про стан справ замінили контролем за дашбордами, ключовими етапами та показниками ефективності. Така система дала змогу масштабувати бізнес, а керівникам — самостійно ухвалювати рішення в межах визначених повноважень.
Якщо виникає потреба в мікроменеджменті, це може свідчити про проблеми в самій системі управління. Стандартні робочі процедури, шаблони, чеклісти та чітко описані робочі процеси допомагають команді працювати послідовно й менше залежати від постійного контролю. Коли процеси зрозумілі, підзвітність стає частиною системи й не потребує постійного втручання керівника.
Чітко визначте ролі, обов’язки та повноваження
Нечіткий розподіл відповідальності створює залежність від керівника, затримує роботу й призводить до зайвого контролю. Цього можна уникнути за допомогою простої системи: хто за що відповідає, хто ухвалює рішення та який результат вважають успішним.
Це особливо важливо у сферах, де потрібно швидко діяти, зокрема під час розробки продуктів та ухвалення рішень, пов’язаних із регуляторними вимогами. Чіткий розподіл повноважень допомагає командам зберігати темп і не звертатися до керівництва через кожне незначне питання. Усі мають розуміти, хто ухвалює рішення, хто долучається до їх обговорення та в яких випадках справді потрібно залучати керівництво.
Коли The ROOT Brands почала розширювати присутність на ринку товарів і послуг для здорового способу життя, Рам також переглянула свою роль у компанії. Вона відійшла від щоденного погодження рішень і зосередилася на довгостроковому розвитку компанії, стратегії, корпоративній культурі та партнерствах. Завдяки чіткому розподілу ролей компанія змогла рухатися швидше, а Рам — працювати над стратегічними завданнями замість щоденних операційних процесів.
За словами Рам, така система підзвітності дає керівникам більше часу на розвиток бізнесу та стратегію, а команді — більше самостійності й задоволення від роботи.
Визначте вимірювані та прозорі показники
Люди працюють найефективніше, коли чітко розуміють, чого від них очікують, а результат можна виміряти. Для цього керівнику недостатньо просто менше втручатися в роботу команди — потрібно створити зрозумілу систему роботи та оцінювання результатів.
У своїх компаніях Рам використовує три категорії показників:
- показники результативності;
- показники якості;
- етапи перевірки результатів.
Найважливішим Рам вважає результат: чи виконала команда роботу вчасно та на очікуваному рівні якості. Значення має не кількість дій або відпрацьованих годин, а те, чого команда досягла.
Кожна команда в її компаніях має чіткі цілі, які враховують строки виконання, вплив результату та якість роботи. Коли критерії успіху об’єктивні та прозорі, команда може працювати впевненіше, а зворотний зв’язок спирається на факти, а не на суб’єктивні враження.
За спостереженнями Рам, коли команді довіряють відповідальність за результат і не контролюють кожен її крок, працівники краще розв’язують проблеми, активніше проявляють лідерські якості та загалом позитивніше ставляться до роботи. Залученість також зростає, коли вони розуміють, як їхня робота допомагає досягати спільних цілей.
У компаніях Рам підзвітність стала одним з основних принципів корпоративної культури. Завдяки цьому команди можуть самостійно організовувати роботу й упевнено ухвалювати рішення.
«Коли керівники створюють чітку структуру, надають необхідні інструменти, визначають очікування, а потім довіряють системі, результати покращуються. Водночас керівники можуть зосередитися на тому, що справді допомагає бізнесу розвиватися», — зазначає Крістіна Рам.
