Як зробити співбесіду досвідом, а не випробуванням — поради рекрутерам
Перший контакт з рекрутером компанії — це передчасний маркер того, як компанія комунікує зі співробітниками, і він може формувати репутацію роботодавця. Для компаній, які розвивають корпоративну культуру, важливо, щоб навіть відбір став частиною досвіду бренду.
Разом із Катериною Новак, рекрутеркою продуктової IT-компанії EVO (Prom, RozetkaPay, Shafa, Bigl, Satu, Kabanchik) та Софією Старк, редакторкою Медіа Inweb, розібрали — як зробити процес відбору комфортним і професійним — так, щоб людина залишилася із довірою до компанії, навіть якщо не отримала офер.
Рекрутер — дзеркало корпоративної культури компанії
Рекрутер — часто перша людина, через яку кандидат комунікує з компанією. Те, як HR ставиться до часу, реакцій, формулювань і тональності розмови, може відображати внутрішні процеси — від рівня взаємоповаги до стилю менеджменту.
Причому позитивний досвід спілкування з рекрутером впливає на людей не тільки як на кандидатів, а як майбутніх клієнтів компаній.
- 95% кандидатів, що не отримали офер, готові податися знову за умови якісного досвіду;
- 97% рекомендували б компанію іншим;
- 88% збільшили б покупки в компанії після позитивного досвіду рекрутингу.
Тобто рекрутинг сьогодні працює як інструмент формування довіри — до корпоративної культури, до людей і до продукту компанії.
— Які конкретні дії або фрази, з вашого досвіду, допомагають рекрутеру з першого повідомлення передати культуру компанії ще до того, як кандидат вирішить відповісти?
— Якщо говорити про перші повідомлення, то хочеться сказати про стиль комунікації. Зазвичай tone of voice нашої комунікації з кандидатом відповідає tone of voice компанії. Наприклад, рекрутери деяких компаній відразу комунікують на «ти», а дехто пропонує переходити на «ти» під час першої розмови.
З цього кандидат може зрозуміти, що саме такий стиль комунікації у компанії, і вже обирати чи близько це йому. Якщо у компанії не дуже формальний стиль комунікації, а більш френдлі, то рекрутери можуть у комунікаціях використовувати якісь смайли. Головне, щоб не забагато, важливо не перейти межу ділового френдлі стилю.
— Що може відштовхнути кандидата вже при першому контакті?
— Кандидата, як і кожну людину, може відштовхнути непрозора комунікація та процеси. Важливо встановлювати дедлайни та дотримуватися їх, ну або передомовитися, якщо не встигаємо. Але кандидату важливо розуміти, що про нього пам’ятають і його час та увагу до компанії поважають.
Чіткість — базовий мінімум, який формує враження для кандидата ще до співбесіди
Досвід кандидата починається задовго до самої розмови — з того, наскільки зрозумілою є комунікація. Перше повідомлення від рекрутера задає тон усьому процесу: воно показує, як компанія ставиться до часу, структури й взаємної поваги.
Серед причин, через які вони відмовилися продовжувати:
- 30% — хотіли спершу поговорити з людиною про вакансію;
- 23% — не почувалися комфортно, знімаючи себе на камеру;
- 23% — вважають, що односторонні відеоінтерв’ю не допомагають об’єктивно оцінити навички;
- 12% — мали проблеми з доступністю (наприклад, фізичні обмеження чи інші умови);
- 7% — стикнулися з технічними труднощами (нестача обладнання чи інтернету);
- 5% — інші причини.
Ці дані показують, що навіть формат інтерв’ю може бути джерелом стресу або бар’єром для кандидатів — особливо коли процес виглядає надто безособовим чи складним технічно.
Коли кандидат отримує чітке запрошення із зазначенням тривалості, формату та наступних кроків, він сприймає компанію як організовану й передбачувану. Якщо ж комунікація розмита, відповіді приходять із запізненням або без конкретики — це створює відчуття хаосу, який потім складно компенсувати навіть професійним інтерв’ю.
Тон повідомлення також має значення. Занадто офіційна або суха мова підсилює напругу, а надмірна неформальність може виглядати несерйозно. Баланс між людяністю й конкретикою — це те, що формує емоційний комфорт ще до зустрічі.
— Як має виглядати ідеальне перше повідомлення від рекрутера, щоб кандидат продовжив спілкування?
— Це дуже залежить від вакансії та ресурсу, де ми пишемо, тому що може бути обмеження у символах. Та і перше повідомлення не має бути довгим.
Та якщо дати якусь дуже загальну формулу, то звісно варто вказати компанію, якщо репутація роботодавця у неї на ринку хороша, кандидат читатиме далі, навіть якщо він наразі не у пошуку роботи.
Далі важливо пояснити кандидату, що саме у його досвіді нас зацікавило, але коротко, лонгріди читати не дуже цікаво. Ну і звісно вказати кого ми зараз шукаємо, можна додати якусь ключову задачу, яку буде закривати людина, яку шукаємо.
Якщо кількість символів дозволяє, я часто ще додаю посилання на опис вакансії, де кандидат може ознайомитися з деталями та пропоную зідзвонитися і познайомитися.
Опитування CareerPlug у 2025 році показало, що серед кандидатів:
- 28% — хочуть отримувати чіткішу й точнішу інформацію про вакансію та обов’язки;
- 26% — очікують більшої прозорості щодо зарплати та бонусів;
- 21% — прагнуть кращої комунікації та взаємодії між рекрутерами й кандидатами;
- 15% — звертають увагу на атмосферу й культуру в команді;
- 11% — вважають важливою швидкість процесу співбесіди.
Чіткість і передбачуваність у деталях — перший сигнал, що компанія цінує не лише результат, а й сам процес взаємодії.
Поведінка рекрутера під час співбесіди: як зняти напругу і дати простір
Співбесіда — це стресовий процес, навіть якщо кандидат упевнений у своїй компетенції. Завдання рекрутера — не зняти хвилювання повністю, а створити умови, у яких воно не заважає людині показати себе.
Тон, темп розмови, логіка запитань і реакція на відповіді формують той рівень психологічної безпеки, у якому кандидат може говорити відкрито.
Рекрутер, який говорить спокійно, залишає паузи після відповіді, пояснює, чому ставить певне питання, — допомагає кандидату відчути, що це не перевірка, а діалог.
Такий підхід не суперечить оцінці професійності, а навпаки — робить її точнішою. Люди рідше відповідають шаблонно, відкривають реальні мотиви й підходи до роботи. У результаті виграють обидві сторони: кандидат отримує досвід поваги, а компанія — правдивіші відповіді.
— Які дії або прийоми під час розмови допомагають вам знизити рівень напруги кандидата і зробити розмову приємнішою для обох сторін?
— Важливість відсутності дискримінації, мені здається, зрозуміла усім, тому не буду на цьому зупинятися. Зазвичай допомагає кількахвилинний смол талк на початку зустрічі про погоду, настрій, ранок, що завгодно, варто дивитися по ситуації. Також я завжди на співбесіді пропоную кандидату перейти на «ти», це теж знімає частинку напруги.
Це базові речі, але всі кандидати різні, комусь потрібно ще щось для того, щоб почуватися більш комфортно. Тому рекрутеру важливо бути гнучким та тримати ситуацію під контролем. Інколи варто трішки змінити етапи співбесіди, наприклад, запропонувати кандидату поставити нам питання, які у нього є по вакансії. А пізніше повернутися до питань від нас.
Якщо ми бачимо, що кандидату не дуже зрозуміла суть чи причина нашого запитання, важливо пояснювати чому саме ми запитуємо та у яких задачах в роботі він може з цим зіштовхуватися.
Загалом на співбесіді, як і в житті, важливо відчувати стан людини, з якою ми спілкуємося, інколи може допомогти навіть жарт, якщо це у tone of voice компанії, або кішка, яка вистрибнула на стіл одного з учасників онлайн співбесіди [сміється, — прим.ред].
Що варто фіксувати під час співбесіди
Стрес під час співбесіди може впливати на подачу інформації. Статистика показує, що 87% шукачів роботи відчувають страх перед роботою, і це страшніше, ніж похід до стоматолога, тримати павука в руках або стрибок з парашутом.
Навіть упевнені спеціалісти можуть втратити фокус, говорити швидше, ніж думають або не згадати приклади, які найкраще демонструють їхній досвід.
Професійна співбесіда — це структуроване спостереження, що базується на вмінні бачити три рівні інформації:
- змістовний — що людина робила і як описує свій досвід;
- поведінковий — як пояснює процеси, труднощі, взаємодію в команді;
- емоційний — як тримає діалог, реагує на уточнення, наскільки відкрита у спілкуванні.
— Як рекрутеру розпізнати, що хвилювання кандидата впливає на його відповіді, і не сплутати це з непідготовленістю?
— Зазвичай непідготовленість видно і її не дуже легко сплутати з хвилюванням. Завжди видно чи дізнавався кандидат детальніше про компанію, чи ставить питання, це речі, на які хвилювання не дуже впливає.
Хочеться додати, що по суті, співбесіда — це самопрезентація, це важливий скіл, який варто прокачувати. У житті ми завжди це використовуємо, у різних сферах. І кожна наша умовно невдала співбесіда допомагає покращити вміння презентувати себе.
— Що насамперед потрібно зробити рекрутеру, якщо бачить хвилювання кандидата?
— Достатньо спірне питання, може залежати від типу роботи та типу самої співбесіди. Інколи стресові питання і задаються для того, щоб побачити як кандидат вміє справлятися зі стресовими ситуаціями. І якщо його роль вимагає цього, то тут уже краще не втручатися.
Багаторівневе спостереження дозволяє відділити вплив стресу від некомпетентності. Коли рекрутер бачить структуру за емоцією, у нього більше шансів не втратити сильного кандидата через стресову реакцію.
Фідбек після співбесіди: як зберегти довіру незалежно від рішення
Робота рекрутера не закінчується після виходу кандидата з зустрічі. Саме комунікація після співбесіди часто визначає, яке враження залишиться від компанії.
Навіть якщо людина не отримає офер, вона запам’ятає не рішення, а ставлення. Затримка відповіді, тиша на тиждень чи шаблонне повідомлення без пояснень — усе це створює враження байдужості, яку потім складно виправити.
Фідбек — це частина досвіду кандидата. Коли компанія дає зворотний зв’язок швидко, структуровано й без формальності, вона демонструє повагу до витраченого часу. Навіть короткий, але персоналізований коментар має більшу цінність, ніж стандартне «цього разу ми обрали іншого кандидата».
— Як правильно вибудувати комунікацію після співбесіди, щоб не залишати кандидата в невизначеності?
— Мають бути озвучені дедлайни фідбеку, їх варто дотримуватися. Звісно, ми не живемо в ідеальному світі й бувають випадки, що рекрутер не встигає повернутися у домовлений час. Але варто сказати про це кандидату та повторно домовитися про терміни.
— Як має відрізнятися тон і структура повідомлення, коли компанія дає офер і коли — відмову, але хоче зберегти позитивне враження?
— Я вважаю, що тон повідомлення (коли ми даємо офер та відмовляємо) не має відрізнятися, ми продовжуємо комунікувати у tone of voice компанії. Коли говоримо про відмову, то для того, щоб зберегти позитивне враження, важливо пояснити кандидату: чому обрали іншого та що, не кандидат «поганий», а саме для цієї ролі підійшла краще інша людина.
Якщо були якісь речі, які можна підсвітити кандидату, щоб у майбутньому він міг краще показати себе на співбесіді, і ми бачимо для цього місце — я вважаю варто вказати на ці речі.
Це допомагає рекрутеру утримати баланс між щирістю й професійністю. Прозорий фідбек не просто завершує процес — він залишає після себе довіру, яка може перерости у співпрацю в майбутньому.
