Як стати івент-менеджером: поради Дар’ї Головатої
Сфера івентів в Україні переживає новий етап розвитку — від камерних зустрічей і благодійних концертів до масштабних корпоративних заходів та освітніх подій. Все більше молодих людей замислюються, як увійти у професію івент-менеджера та з чого почати свій шлях.
Про власний досвід, виклики та натхнення ми поговорили з Дар’єю Головатою — івент-менеджеркою, яка створює цікаві події та ділиться своїм баченням розвитку цієї сфери.
Вхід у сферу організації івентів
— Розкажіть свою історію: як ви стали івент-менеджеркою? Що допомогло вам закріпитися і зрозуміти, що це ваша сфера?
Обожнюю розповідати цю історію, бо вона мені здається дуже надихаючою.
Насправді, я з самого дитинства відчувала і знала, що хочу організовувати заходи, завжди це робила в школі, виступала на всіх концертах, ставила спектаклі, писала сценарії. Але як це трансформувати у справжню професію, тоді я не знала. Слово «івент-менеджер» взагалі не було відомим у моєму оточенні, тому після закінчення школи вступила навчатися на юриста, а на 4 курсі зрозуміла, що це зовсім не моє.
Якось під час канікул працювала офіціанткою на весіллі і пам’ятаю, який захват у мене тоді викликала ця подія. Напевно тоді зрозуміла, що хочу стати саме організатором заходів, щоб моєю роботою стало створювати свято.
Пройшло багато років з того моменту, іноді подумки поверталася до цієї ідеї, але не мала жодного поняття, як потрапити у цю професію. Навчаючись на магістратурі, досі на юриста, працювала адміністратором спочатку в громадському ресторані, де часто проходили лекції, презентації книг, невеличкі концерти, стендапи тощо. Я підглядала за їх створенням, а також допомагала у реалізації. Потім декілька місяців працювала у відомому барі-галереї Avangarden, де ми теж постійно влаштовували власні події або ж надавали простір для організації приватних свят. Тобто навіть працюючи у сфері харчування, все одно була поруч з івентами, якось з ними взаємодіяла та спостерігала.
Потім почалась війна, я переїхала жити в Ірландію, працювала офіціанткою в готелі і нарешті створила справжній план «Як стати івент-менеджером». Він полягав у тому, що потрібно було створити власний кейс ще в Ірландії, організувати якусь подію, потім повернутись в Україну, пройти якесь навчання і піти працювати в агенцію. На ділі все виявилось набагато складніше і довше, але загалом план вийшов робочим і достатньо вдалим.
Не знаючи взагалі нічого про організацію, я створила власний захід «Благодійна вечірка для українців в Ірландії». Він виявився настільки успішним, що перетворився у цілий проєкт і продовжував існувати навіть після мого повернення додому.
Після цього пройшла навчання, але знайти справжню роботу в агенції мені не вдалось, тому близько року хапалася за все, що могло мене наблизити до івентів (допомагала на маркетинг-конференціях, робила власні збиткові вечірки, працювала SMM, вела телеграм-канал конференцій, асистувала івент-менеджерам-фрилансерам, вела власний експертний блог тощо). Комплекс цих дій не приніс заробітку, але все ж таки зробив мені яке-не-яке портфоліо, і мені вдалось потрапити працювати у справжню комунікаційну агенцію на позицію помічника івент-менеджера.
— Які soft skills і hard skills є ключовими для сучасного івент-менеджера і як їх прокачати?
Я схиляюсь до того, що для івент-менеджера загалом hard skills не так важливі, як soft. Тобто, звісно, краще добре розбиратися у технічних процесах, уміння складати таймінги та графіки, робота з бюджетами тощо, але для початку це не є обов’язковим.
Головний скіл івент-менеджера — це вміти домовлятися. Тому що на кожному проєкті безліч разів доведеться домовлятися з різними людьми: клієнтами, підрядниками, командою, гостями.
Івент-менеджер — це та людина, для якої не існує нічого неможливого, та людина, яка може відкрити закриту локацію, привезти музикантів з Італії, забрендувати підйомний кран, забудувати готель ялинками, перенести гостя в Японію VR-технологіями і домовитися про хорошу знижку. А для цього потрібно вміти і любити комунікувати з різними людьми, іноді це буває дуже виснажливо.
Також до важливих скілів я б додала уміння швидко реагувати, кмітливість, розвинений емоційний інтелект, бо саме організатор має відчувати абсолютно кожного на майданчику та вміти впливати на його настрій. Івентор не має бути сором’язливим, боятися розмовляти з людьми, бо часто доведеться наполягати на своєму. А ще обов’язкова риса — це уміння брати на себе відповідальність, бо її буде багато.
Ну і, звісно, не забуваємо про креативність — це риса, яка допомагає не лише створювати незабутні проєкти, а ще й креативно виходити із ситуацій, гасити пожежі, знаходити рішення. Я зустріла немало колег, які не є або не вважають себе креативними, — це дійсно не є необхідністю, але творчим людям буде набагато легше у цій сфері.
А ще важливо добре володіти офісними програмами, бути всебічно розвинутим (бо, можливо, на наступному вашому івенті знадобиться знання ритуалу кагамі-біракі або філософії омотенаші), уміти копірайтити, робити презентації, мати смак — ці скіли полегшать вашу роботу і точно допоможуть досягти успіху.
Відповідаючи на питання, як прокачати ці скіли, із soft це трохи важко: тут потрібно мати їх всередині, а якщо є — то з практикою все прийде.
— Наскільки важлива профільна освіта, і загалом чи проходили ви курси, чи навчалися на практиці, щоб отримати перші замовлення?
На своєму прикладі можу сказати, що профільна освіта не важлива. Так, я проходила курси вступу до професії, бо думала, що вони допоможуть мені, але мені не дуже пощастило: там була лише суха теорія, яка має дуже мало спільного з практикою. Практично всі мої знання прийшли тоді, коли я потрапила в агенцію і почала працювати в режимі нонстоп.
Цього року пройшла курси продюсера телевізійних шоу, бо хотіла прокачати себе саме у створенні великих шоу-постановок, але вони теж не дуже допомогли, хоча цей час став супернадихаючим для мене.
Хоча з іншого боку важко не погодитися, що студентам креативної сфери, наприклад, випускникам факультетів режисури шоу-програм, набагато легше знайти перші замовлення.
Івент-менеджмент — це та сфера, де можна досягти рівноцінного успіху незалежно від того, як ви починали і чи була профільна освіта. Головне — просто багато працювати і брати різноформатні проєкти.
— Які перші кроки має зробити людина, яка хоче увійти у сферу івент-менеджменту без досвіду? І де можна «набити руку», щоб наповнити своє портфоліо досвідом?
Коли мене це запитують, я завжди відповідаю: «потрібно хапатись за усі можливості». Навряд чи вас без досвіду візьмуть у класну агенцію, та вам це й не треба. Зазвичай агенції працюють у такій запарі, що потрапивши туди на початку свого кар’єрного шляху, новачок злякається, передумає і піде з професії назавжди.
Дуже раджу ходити на заходи волонтером — це дійсно класна можливість познайомитись зі створенням івенту зсередини, і частіше всього волонтерів набирають на дійсно великі і круті проєкти, де буде багато цікавого і корисного. Варто підписатися на відомих івенторів/агенції, бо вони іноді виставляють оголошення про набір волонтерів на свої проєкти.
Альтернатива — працювати хелпером або хостес, за це вам навіть заплатять, але це вже трішки складніше, бо у хелперів може бути дуже багато роботи. Якщо не бачите оголошень, то просто пишіть івентам напряму, запитуйте, чи потрібні їм волонтери — дуже ймовірно, що вони вас запросять на допомогу.
Також, звісно, класно робити свої власні проєкти — вечірки, бранчі, зустрічі з інфлюенсерами тощо. Але цей варіант підійде не кожному, бо потребує фінансових вкладень та мінімального розуміння маркетингу, щоб шукати гостей на свої заходи. Мені вдалося створити власний проєкт без витрат, але це скоріше виняток, ніж правило. Саме такі проєкти дуже добре прокачують ваш креатив — ви можете знайти способи оптимізувати бюджет, шукати партнерів, розвивати особистий бренд свого проєкту.
А ще дуже раджу зрозуміти, в якому саме напрямку ви хочете розвиватися, і вже після цього намагатися потрапити в агенцію, бо їх насправді дуже багато. Якщо ви мрієте влаштовувати весілля, дні народження і гендер-паті, то вам точно не потрібно йти в корпоративні івенти або в компанію, яка організовує форуми, бо між цими заходами немає нічого спільного. А можливо, вам взагалі захочеться робити саме камерні заходи, як от бранчі з експертами, і ви створите власний продукт і будете працювати на себе. Варто спробувати якомога більше напрямків, щоб знайти «той самий» свій.
Загальний стан сфери та тенденції на ринку
— За особистими спостереженнями, який стан сфери івентів зараз в Україні? Багато хто говорить про «ренесанс івентів» та нетворкінгу, з чим це може бути повʼязано?
Погоджуюсь, івент-ринок зараз дійсно відроджується: все більше людей хоче вражень та спілкування. Думаю, це пов’язано з роками ковіду, війни, а також з тим, що багато українців жили за кордоном і повернулися.
Розвиваються певні напрями — наприклад, зараз з’явилося багато бізнесів, які роблять невеликі заходи для дівчат: майстер-класи з флористики, бранчі з психологами, вечірки з настільними іграми. Це як маленька терапія: люди шукають нових друзів, бо стали біженцями або їхні близькі далеко.
Також розвиток соцмереж та інфобізнесу подарував цілу сферу нових заходів, які раніше не проводились: тепер ми робимо випускні для блогерських курсів, офлайн-стратегічні сесії, класичні конференції, але вже на нові теми і обов’язково з купою інтерактивів та креативних фішок. А ще через комендантську годину немає дискотек, тому суспільство компенсує це івентами з диджеями, афтепаті вдень або навіть зранку, як формат morning coffee club.
Також величезну нішу зайняли благодійні івенти будь-якого формату, які створюються для збору коштів на щось необхідне. Такі заходи були і раніше, але зараз їх стало в рази більше — війна зробила їх не просто трендом, а необхідною базою.
Усе це разом створює ефект вищезаявленого «ренесансу»: люди знову хочуть жити повним життям, а ми, івентори, маємо фантазувати, вигадувати і робити неможливе можливим, щоб вони отримали свої «вау-емоції».
— Які формати заходів сьогодні найбільш затребувані: офлайн, онлайн чи гібридні? Чому саме?
Тут відповідь однозначна — офлайн. Онлайн-івенти загалом ніколи не були суперпопулярними серед публіки, просто стали необхідністю в тяжкі часи, тому зараз за ними ніхто не сумує. Людям важлива реальна присутність, живе спілкування, справжні емоції, які неможливо було отримати в Zoom.
Гібридний формат досі існує, оскільки війна розкидала нас по усьому світу, і багато компаній прагнуть охопити увагою всіх своїх співробітників, створюючи заходи та дублюючи їх онлайн. Проте не здивуюсь, якщо через пару років він вимре.
— Як війна змінила підходи до організації подій і що лишається актуальним навіть у кризові часи?
По-перше, війна тотально посилила увагу івенторів на безпекові заходи. Тепер усі думають про укриття, локації в укриттях переживають свій золотий час, колеги проводять важливі події на паркінгах та в підвалах. Насправді це велика біль івенторів, бо в Києві не так і багато локацій з укриттями, а щоб вони були ще й у хорошому стані та вміщували велику кількість людей, таких взагалі одиниці.
По-друге, тепер ми дублюємо конференції в укриттях, створюємо маршрути на випадок тривоги, продумуємо наперед, що робити, якщо доведеться відмінити івент, і прописуємо це в договорах. На всі ці попередження йдуть величезні бюджети, але безпека на першому місці.
Нещодавно у мене проходила корпоративна йога на даху, мала розпочатись о 7:00, але всю ніч була масована ракетна атака. О 5 ранку ми з клієнткою прийняли рішення перенести захід, на щастя, усі підрядники пішли назустріч та погодилися перенести оплату на нову дату. На жаль, у новій реальності таке трапляється досить часто, і потрібно про це пам’ятати при створенні заходу.
По-третє, незамінним елементом майже кожної події стали аукціони, збори, донати, які інтегровані у захід різними креативними форматами. Дурним тоном вважається провести івент та не згадати про війну, але це правильно — не можна інакше. Великі бригади, як от «Азов» чи «Хартія», мають власних івент-менеджерів, які створюють події саме для них.
Можна сказати, що війна змінила все, але насправді івенти залишилися колишніми, просто ми усі перейшли в нову реальність. Ми як і раніше танцюємо, жартуємо, сміємося, їмо і п’ємо, слухаємо артистів, малюємо на тілі, дізнаємося нову інформацію і витрачаємо шалені гроші на емоції, просто не забуваємо, завдяки кому це можливо, і під час тривоги ходимо в укриття.
— Чим відрізняється робота івент-менеджера у 2025 році від того, що було ще кілька років тому?
Я не так давно у цій сфері, тому не можу порівнювати з тим, що було 5 років тому, наприклад, але не можу не сказати, що бути івент-менеджером в Україні у 2025 році — це ще той виклик.
Івент-ринок, як і будь-яка інша сфера нашої країни, суперстрімко розвивається, і дуже важко здивувати клієнта. Мені здається, ніде в світі немає настільки шикарних, масштабних, талановитих та креативних подій, як роблять у нас. І в цьому проблема: ми дуже розпестили публіку своїм креативом, і тепер створити вау-захід стає все складніше. А коли ці неймовірні ідеї з’являють, і клієнт навіть готовий за них платити, то не виходить знайти підрядника, який може за це взятися.
Я часто ходжу на чужі події, щоб тренувати свою надивленість, і можу сказати, що у нас настільки високий рівень заходів, що дійсно якісна організація і цікаві ідеї для мене вже недостатньо. Я шукаю щось, що викличе «вау-емоцію», щось абсолютно нове, і не завжди знаходжу, але коли воно є, то це дійсно достойне овацій.
Тому, окрім купи нових безпекових заходів, переживань, щоб не було тривоги чи обстрілів, загального стресу організації (а він завжди є), до нашої роботи додається необхідність зробити щось неймовірно круте, що ніхто у світі не робив — і це лише один робочий день.
Особисте натхнення та відновлення
— Івент-менеджмент — робота з високим рівнем стресу. Як ви відновлюєтеся після масштабних проєктів?
Зазвичай після великих красивих проєктів у мене натхнення б’є фонтаном. Одного разу я прокинулася після корпоративу на 250 осіб настільки натхненною, що повністю написала концепцію іншого заходу. Але не вважаю це хорошим прикладом: після цього був упадок сил на пару тижнів.
Івенти дійсно вижимають дуже багато енергії, бо я залучена в них 24/7. У вільний від роботи час я дивлюся сторінки колег, відвідую чужі заходи, завжди намагаюся бути включеною та генерувати ідеї. Тому, щоб відновитися, потрібно робити щось абсолютно протилежне — їздити на природу, дивитися серіали (не про івенти), проводити час з друзями, робити щось, що відволікає на 100%.
Також добре допомагає спорт та прогулянки на свіжому повітрі. Я, наприклад, займаюся пілатесом, завдяки якому не лише переключаюся, а й іноді вигадую нові ідеї.
— Яка подія, організована вами, найбільше вплинула на ваше особисте відчуття сенсу цієї роботи?
Я щиро кайфую від усіх своїх проєктів, навіть якщо в процесі підготовки нервую та злюся, проте, звісно, на відчуття сенсу впливають саме масштабні проєкти. Одним із перших таких для мене став форум у Stereo Plaza на 2000 людей. Я не була засновницею, але вигадала концепцію і зайняла дійсно багато ролей на ньому.
Саме цей момент, коли ти бачиш задоволену аудиторію, натовпи людей, танці на афтепаті під відомого виконавця, цю готову картинку — в ці моменти ти розумієш, навіщо це все потрібно, і не відчуваєш ні втоми, ні вигорання, лише суцільне щастя.
Коли я потрапила працювати в агенцію, у мене з’явився доступ до великих дорогих проєктів із купою деталей, продуманими концепціями, серйозними клієнтами — кожен такий проєкт це суцільне задоволення в день реалізації.
— Кому точно не підійде робота в цій сфері?
Людям, які не готові брати на себе повну відповідальність за проєкт і його результат. Ваш івент може коштувати шалених грошей, може бути надзвичайно важливим для клієнта, і лише від вас залежить його результат, тому якщо ви допускаєте, що не справитесь, краще не ризикувати.
Івент-менеджер — це людина, яка одноосібно несе відповідальність за усе, що є на івенті. Навіть якщо у вас велика команда, відповідальність усе одно на вас, тому потрібно не лише бути впевненим у своїх підрядниках, а і перевіряти все самостійно.
Людям, які не вміють справлятись зі стресом та мислити в стресових умовах. В івентах дуже багато нервів — це факт, це та причина, чому я в моменти слабкості все ж таки задумуюсь про зміну професії (але, звісно, на це не піду). Потрібно просто прийняти цей факт і жити з ним.
Ніколи не буде ідеально, навіть близько до ідеального ніколи не буде, на івентах 100% будуть виникати факапи, але ваша задача — побудувати проєкт так, щоб мінімізувати їх та вміти боротися, щоб замовник про них не дізнався. Якщо при першому стресі ваш мозок вимикається, або починає панікувати — ця робота вам не підійде.
Також варто пам’ятати, що івентор — це не людина, яка знає все на світі, а та, хто знає, де знайти. Ви можете спочатку не розбиратись у якихось речах, потрібних для проєкту, але ви маєте знайти спосіб, поглибитися, знайти того, хто розбирається. Якщо ви не звикли вивчати нове та шукати альтернативи, то вам буде дуже складно адаптуватись у цій професії.
А ще ця робота не підходить людям, які бояться спілкування та людей. Вам доведеться комунікувати з сотнями нових людей, домовлятися з ними, брифувати їх, просити робити якісь незвичні для них речі, пояснювати на пальцях, дзвонити їм по телефону та вирішувати проблеми, тому якщо спілкування викликає у вас страх, сфера івентів вам не підійде.
Проте івент-менеджмент — це робота, якій не так і важко навчитися, не маючи ніяких спеціальних навичок, тому абсолютно кожен може спробувати себе і досягти успіху. Головне — мати велике бажання та наполегливо працювати.
