7 функцій Google Календаря, щоб підвищити продуктивність та ефективно організувати робочий час
Ефективне керування робочим часом є важливою складовою продуктивності. Важливо не лише правильно розподіляти час, а й налаштувати інструменти, які допомагають краще контролювати робочий графік та взаємодію з іншими людьми.
У цьому контексті Google Calendar має низку функцій, які допомагають організувати зустрічі, задачі та час для зосередженої роботи. Розповідаємо у матеріалі про сім функцій, які зроблять вашу роботу продуктивніше.
Налаштування робочих годин
Щоб колеги могли бачити ваші робочі години та уникнути зустрічей, коли ви недоступні, налаштуйте робочий час. Це доступно тільки на десктопній версії. Для цього:
- Відкрийте Google Calendar на комп’ютері. Угорі праворуч натисніть значок налаштувань і оберіть «Налаштування».
- Ліворуч у пункті «Загальні» виберіть «Робочий час».
- У розділі «Робочий час» виберіть «Увімкнути робочий час».
- Виберіть свої робочі дні, а потім налаштуйте робочий час. За необхідності робочий час можна розділити на періоди і позначати паузи в роботі.
Відтак колеги зможуть бачити ваші години доступності й планувати зустрічі в зручний для обох сторін час.
Фіксуйте задачі у календарі
Google Завдання інтегруються з Google Календарем, що дає змогу створювати, переглядати та управляти завданнями безпосередньо через календар.
Щоб створити завдання, відкрийте Google Календар, натисніть на порожній проміжок часу, виберіть «Завдання», введіть деталі та збережіть. Завдання також можна додавати через кнопку «Створити», робити їх повторюваними та позначати як виконані.
Завдяки інтеграції Google Tasks у календар можна чітко планувати день, комбінуючи зустрічі з операційними та стратегічними задачами, що допомагає краще організувати робочий час.
Відображення декількох часових поясів
Якщо ви працюєте з клієнтами з інших часових поясів, домовитись про зустріч може бути складно. Замість того щоб вираховувати різницю, можна налаштувати відображення декількох часових поясів у Google Calendar.
У розділі «Загальні» в налаштуваннях натисніть «Часовий пояс». Поставте галочку біля пункту «Відображати додатковий часовий пояс», а потім виберіть додатковий часовий пояс. За бажанням ви також можете присвоїти кожному часовому поясу окрему назву.
Тепер ви побачите обидва часові пояси поруч із календарем, якщо він налаштований на перегляд за день або тиждень.
Перегляд кількох календарів поруч
Якщо вам потрібно постійно відстежувати розклад колег або бути в курсі їхніх зустрічей, Google Calendar дозволяє підписуватися на календарі інших користувачів, що допоможе зручніше координувати ваші зустрічі.
Для цього натисніть на «+», який знаходиться поруч із «Інші календарі». Потім натисніть «Підписатися на календар».
На сторінці «Налаштування» введіть адресу електронної пошти вашого колеги в поле «Додати календар».
Так ви зможете переглядати календарі декількох колег одночасно. Це особливо корисно для спільної роботи над проєктами, щоб уникнути непотрібних накладок у графіку.
За замовчуванням події всіх користувачів відображаються в одному об’єднаному календарі, але ви можете змінити це для перегляду за день і бачити події з кожного календаря поруч. Для цього у налаштуваннях, у розділі «Загальні» натисніть «Параметри перегляду», а потім поставте відмітку біля «Переглядати календарі поруч у денному перегляді».
Time Insights — функція «Статистика часу»
Щоб проаналізувати час, проведений на зустрічах чи виділений окремим задачам, можна скористатись функцією «Статистика часу».
У лівій панелі під мінікалендарем ви можете побачити загальний огляд того, як ви витрачаєте свій час. Але для більш детального аналізу натисніть «Більше статистики».
У розширеній статистиці можна побачити:
- розподіл часу по днях тижня;
- скільки часу витрачаєте на зустрічах;
- час, проведений з конкретною особою або на групових зустрічах.
Так, можна проаналізувати, скільки часу ви витрачаєте на різні завдання та зустрічі, що дозволяє краще керувати своїм часом та підвищити продуктивність.
Focus Time — функція «Не турбувати»
Окрім зустрічей та завдань Google Calendar дозволяє додавати час для зосередженої роботи через функцію «Не турбувати». Вона автоматично відхиляє запрошення, які накладаються на обраний період.
Ця функція доступна тільки для користувачів із робочим або навчальним обліковим записом Google.
Приглушені кольори минулих зустрічей
Заповнені календарі можуть викликати стрес, навіть якщо більшість подій вже відбулися. Для того щоб зменшити стрес від перегляду заповненого календаря, ви можете приглушити кольори минулих подій.
Для цього натисніть «Налаштування» → «Загальні» → «Параметри перегляду», а потім встановіть прапорець «Зменшити яскравість минулих подій».
Це зробить перегляд календаря менш стресовим, адже завершені зустрічі будуть відображатись у приглушених кольорах.
